Comment vérifier que mon syndic gère correctement la copropriété ?

Copropriété : vérifier efficacement que votre syndic fait bien son travail

La gestion d’une copropriété repose sur un équilibre fragile entre les obligations du syndic et les attentes légitimes des copropriétaires. Si le syndic de copropriété, professionnel ou bénévole, est le pivot administratif, financier et technique de l’immeuble, ses missions ne se limitent pas à un simple rôle de gestionnaire.

En vertu de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967, il doit assurer la conservation de l’immeuble, administrer les fonds, mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale, veiller à la tenue des documents obligatoires et garantir la transparence de sa comptabilité.

Pourtant, dans de nombreuses copropriétés, les doutes émergent : comptes approximatifs, absence de suivi des travaux, retard dans le règlement des sinistres, communication insuffisante ou encore manque de réactivité face aux urgences.

Ces interrogations ne sont pas anodines : une mauvaise gestion du syndic peut entraîner des conséquences financières lourdes pour la copropriété, fragiliser la valeur patrimoniale de l’immeuble et accroître le risque de contentieux.

À l’inverse, vérifier rigoureusement la qualité de gestion permet aux copropriétaires de sécuriser leur immeuble, de garder un contrôle objectif sur les dépenses, et d’exiger des comptes conformément aux textes applicables. L’objectif de cet article est d’offrir une méthode fiable, fondée sur des références juridiques précises, pour permettre à chaque copropriétaire d’évaluer le professionnalisme de son syndic et d’identifier les actions à entreprendre en cas de défaillance.

Sommaire

1. Introduction
2. Le rôle légal du syndic de copropriété
3. Vérifier la tenue des comptes
4. Contrôler la gestion administrative
5. Évaluer la gestion des travaux et des contrats
6. Examiner la communication et la réactivité du syndic
7. Analyser les honoraires au regard du contrat de syndic
8. Contrôler l’entretien de l’immeuble
9. Recours possibles en cas de mauvaise gestion
10. Conclusion

Analyser la tenue de la comptabilité de la copropriété

Une obligation légale encadrée par le décret de 1967

Le syndic est tenu de tenir une comptabilité conforme aux exigences de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 et des articles 14 et suivants du décret du 17 mars 1967.
Cette comptabilité doit être :

• claire,
• transparente,
• présentée en partie double,
• séparée pour chaque exercice comptable.

Points à vérifier pour évaluer la rigueur comptable

Un copropriétaire peut notamment contrôler :

• la cohérence entre les charges appelées et les dépenses réellement effectuées ;
• l’existence de justificatifs accessibles en vertu de l’article 18-1 de la loi de 1965, qui impose au syndic de permettre la consultation des pièces ;
• le respect des délais de présentation des comptes au vote de l’assemblée générale ;
• la présence de provisions suffisantes au sein du fonds de travaux (article 14-2 de la loi de 1965).

Contrôler la gestion administrative et juridique

Respect des assemblées générales

Le syndic doit convoquer une assemblée générale annuelle, conformément à l’article 7 du décret de 1967.
Pour vérifier la qualité de sa gestion, il est utile de vérifier :

• le respect des délais de convocation ;
• la conformité de l’ordre du jour, qui doit permettre aux copropriétaires d’exercer leurs droits ;
• la bonne exécution des décisions votées, obligation prévue par l’article 18 de la loi de 1965.

Tenue à jour des documents obligatoires

Depuis la réforme issue de la loi ALUR du 24 mars 2014, le syndic doit constituer et mettre à jour :

• le fonds de travaux,
• le carnet d’entretien de l’immeuble,
• le registre national des copropriétés,
• les dossiers techniques.

Tout manquement à ces obligations est un indicateur d’une gestion défaillante.

Vérifier la gestion des travaux et des contrats

Suivi des travaux votés

Le syndic est chargé d’assurer l’exécution des travaux décidés en assemblée générale.
Pour évaluer son efficacité, il est possible de contrôler :

• la transparence sur les devis obtenus ;
• la bonne mise en concurrence (article 21 de la loi de 1965) ;
• le respect des délais annoncés ;
• la transmission régulière d’informations à la copropriété.

Une absence de suivi ou des travaux inexplicablement retardés doivent alerter les copropriétaires.

Gestion des contrats fournisseurs

Le syndic négocie les contrats indispensables au fonctionnement de l’immeuble : nettoyage, ascenseur, chauffage, assurance.
Une bonne gestion implique :

• des contrats au nom du syndicat des copropriétaires (et non au nom du syndic), comme l’exige l’article 18 de la loi de 1965 ;
• des tarifs en cohérence avec le marché ;
• une surveillance de l’exécution des prestations.

Évaluer la communication et la réactivité du syndic

Obligation d’information du syndic

Le syndic doit informer les copropriétaires de manière fiable, régulière et transparente, conformément à l’article 18 de la loi de 1965.

Pour vérifier la qualité de cette communication, il suffit d’observer :

• les délais de réponse aux demandes ;
• la disponibilité de l’extranet obligatoire (article 18, IV de la loi de 1965) ;
• la clarté des informations diffusées lors des appels de fonds ou travaux urgents.

Indicateurs de défaillance

Un syndic peut être considéré comme négligent lorsqu’il :

• répond rarement ou tardivement ;
• ne fournit pas les documents promis ;
• laisse des sinistres non traités ;
• n’actualise jamais l’extranet ;
• ne transmet pas les devis, contrats ou factures malgré les demandes.

Comparer les honoraires du syndic à ses obligations

Honoraires de base et honoraires particuliers

Conformément à l’article 18-1 A de la loi de 1965, le contrat de syndic doit distinguer :

• les tâches incluses dans les honoraires forfaitaires,
• les prestations spécifiques générant des honoraires complémentaires,
• les tarifs d’astreinte ou d’actes hors forfait.

Pour vérifier la conformité du syndic, il est utile d’examiner si :

• les honoraires correspondent bien aux prestations réellement effectuées ;
• le syndic n’applique pas d’honoraires injustifiés ;
• les prestations facturées en supplément figurent dans la liste limitative réglementaire.

Analyse comparative

Une comparaison avec d’autres devis de syndic permet d’évaluer :

• si les tarifs sont cohérents au regard de la région ;
• si le volume des prestations accomplies correspond réellement aux facturations ;
• si la copropriété est suffisamment accompagnée pour le montant payé.

Contrôler l’entretien de l’immeuble

Visites obligatoires du syndic

Le règlement impose au syndic d’assurer la conservation de l’immeuble et d’y effectuer des visites régulières.
Pour vérifier cette obligation, les copropriétaires peuvent examiner :

• l’état des parties communes (propreté, éclairage, sécurité) ;
• la réactivité du syndic en cas de dégradations ou de sinistre ;
• les comptes rendus de visites quand ils existent.

Indices de mauvaise gestion technique

Des problèmes récurrents sans intervention rapide du syndic (pannes, infiltrations, problèmes de sécurité) sont révélateurs d’un manque d'investissement dans la gestion technique.

Que faire si le syndic ne respecte pas correctement ses obligations ?

Demander des explications formelles

Les copropriétaires disposent du droit de solliciter :

• communication de documents (article 18-1 de la loi de 1965),
• justification d’honoraires,
• explications sur l’état des travaux.

Saisir le conseil syndical

Le conseil syndical peut exiger des informations du syndic et contrôler la gestion comptable et administrative.

Refuser le quitus en assemblée générale

Le quitus n’est jamais obligatoire. Il peut être refusé si des manquements sérieux sont constatés.

Mettre en concurrence et changer de syndic

L’assemblée générale peut désigner un autre syndic (article 25 de la loi de 1965) si celui en place ne répond plus aux exigences légales ou contractuelles.

Conclusion

Vérifier la bonne gestion d’un syndic ne relève ni d’une intuition ni d’un simple ressenti : c’est une démarche structurée, fondée sur des obligations légales clairement définies par la loi du 10 juillet 1965, le décret du 17 mars 1967, ainsi que les textes issus de la loi ALUR.

En analysant la comptabilité, en contrôlant l’exécution des décisions de l’assemblée générale, en vérifiant la tenue des documents obligatoires, en évaluant la gestion des travaux et des contrats, ou encore en observant la réactivité du syndic face aux incidents, les copropriétaires disposent d’un véritable arsenal pour juger objectivement de la fiabilité du professionnel qui administre leur immeuble.

Ce contrôle n’est pas seulement un droit : c’est un moyen concret de garantir la préservation du patrimoine collectif, la transparence financière et la performance administrative du syndicat des copropriétaires.

En cas de manquement avéré, plusieurs leviers existent : saisie du conseil syndical, demandes formelles d’explication, refus de quitus, mise en concurrence ou changement de syndic.

L’essentiel est de ne jamais laisser une situation problématique s’installer, car une gestion défaillante peut rapidement engendrer des coûts importants, des travaux retardés et des tensions au sein de la copropriété.

En adoptant une démarche rigoureuse, fondée sur les textes et sur une observation méthodique des actions du syndic, chaque copropriétaire peut s’assurer que la gestion de la copropriété respecte les exigences légales et sert réellement l’intérêt du collectif.

FAQ

1. Comment identifier concrètement les signes d’une mauvaise gestion du syndic ?

Plusieurs dysfonctionnements récurrents permettent d’identifier un syndic qui ne respecte pas pleinement ses obligations.
Parmi les signaux les plus significatifs :

• Des comptes opaques ou incohérents : une comptabilité confuse, des écarts entre les appels de fonds et les dépenses réelles, des justificatifs qui tardent ou ne sont pas fournis malgré les demandes. Or, le syndic est légalement tenu, selon l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965, d’assurer une transparence totale sur les fonds de la copropriété.
• Des travaux votés mais non engagés : l’absence de suivi technique, le manque d’informations sur l’avancement des chantiers ou des devis jamais communiqués peuvent traduire des manquements graves à l’exécution des décisions de l’assemblée générale (article 18 de la loi de 1965).
• Une communication défaillante : réponses tardives, extranet non mis à jour, informations manquantes sur les sinistres ou les prestataires.
• Des décisions bloquées : absence de convocation d’assemblée générale, documents envoyés hors délais, résolutions oubliées.

L’accumulation de ces éléments montre que le syndic ne remplit pas correctement ses missions légales et contractuelles.

2. Comment contrôler efficacement la comptabilité du syndic et détecter d’éventuelles erreurs ?

Les copropriétaires disposent d’un droit d’accès étendu aux pièces comptables, prévu par l’article 18-1 de la loi de 1965, ce qui leur permet de mener un contrôle réel.
Ils peuvent ainsi vérifier :

1. La conformité du compte bancaire séparé (obligatoire sauf exception votée en assemblée générale), conformément à l’article 18 de la loi de 1965.
2. La cohérence entre les factures et les appels de fonds : chaque dépense doit être rattachée à un compte identifié.
3. La justification des dépenses exceptionnelles, notamment pour les travaux ou sinistres.
4. Le suivi du fonds de travaux, rendu obligatoire par la loi ALUR : son montant doit apparaître clairement dans les comptes.
5. La régularité de la présentation des comptes lors de l’assemblée générale annuelle.

Un conseil syndical peut demander des explications formelles, voire convoquer le syndic pour présenter des documents contradictoires.
Toute absence de justificatif ou refus de présentation constitue une violation de l’article 18-1, révélatrice d’une gestion douteuse.

3. Quelles obligations doit respecter le syndic lors des assemblées générales, et comment vérifier leur bonne exécution ?

Le syndic doit organiser au moins une assemblée générale annuelle, selon l’article 7 du décret du 17 mars 1967.
Pour s’assurer qu’il agit conformément au droit, les copropriétaires peuvent vérifier :

• Le respect des délais de convocation (21 jours minimum).
• La conformité de l’ordre du jour, qui doit permettre l’examen des documents obligatoires (comptes, budget prévisionnel, contrat de syndic).
• La transmission préalable des documents : devis, contrats, fiches techniques, annexes comptables, conformément à l’article 11 du décret de 1967.
• La rédaction fidèle du procès-verbal, comme l’exige l’article 17 du décret.
• La mise en œuvre des décisions votées, mission incontournable du syndic consacrée par l’article 18 de la loi de 1965.

Si les résolutions adoptées restent sans suite, ou si les documents n’ont pas été transmis, cela constitue un manquement grave pouvant justifier un changement de syndic.

4. Quels recours existent pour les copropriétaires si le syndic ne remplit plus correctement ses obligations ?

Plusieurs recours, progressifs ou plus fermes, permettent d’agir efficacement :

• Saisir le conseil syndical : chargé d’assister et de contrôler le syndic (article 21 de la loi de 1965), il peut exiger des informations, vérifier des justificatifs ou demander une réunion d’urgence.
• Demander des explications écrites au syndic : toute demande doit être répondue dans un délai raisonnable.
• Refuser le quitus lors de l’assemblée générale : le quitus n’est pas obligatoire et son refus permet de marquer une désapprobation sur la gestion.
• Mettre en concurrence les syndics : chaque copropriétaire, et en particulier le conseil syndical, peut proposer des contrats concurrents à inscrire à l’ordre du jour.
• Révoquer le syndic en assemblée générale : possible à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, cette option est utilisée en cas de manquements avérés (défaut de convocation, absence de gestion, comptes irréguliers).
• Saisir le tribunal judiciaire : en cas de manquements graves (non-exécution des décisions, détournement de fonds), une action en justice peut conduire à la révocation judiciaire du syndic.

Ces dispositifs offrent une protection solide et encadrée aux copropriétaires.

5. Comment contrôler les honoraires du syndic et repérer des facturations abusives ou illégales ?

Le contrat de syndic doit distinguer :

• les honoraires forfaitaires,
• les honoraires hors forfait,

comme l’exige l’article 18-1 A de la loi de 1965. Pour vérifier la légalité des facturations, les copropriétaires peuvent s’assurer que :

1. Chaque prestation facturée correspond réellement à une tâche hors forfait figurant dans la liste réglementaire.
2. Les tarifs supplémentaires sont clairement mentionnés dans le contrat, sans ajout illégal ni prestation inventée.
3. Le syndic n’applique pas des frais injustifiés, comme des “frais pour envoi d’e-mails”, des “frais de photocopies excessifs”, ou encore des “frais de suivi de travaux” déjà inclus dans le forfait.
4. Les montants sont cohérents avec le marché et avec les pratiques professionnelles habituelles.
5. Les appels de fonds ne comportent pas de prélèvements anormaux, notamment concernant le fonds de travaux ou les avances de trésorerie.

Tout dépassement non prévu contractuellement peut être contesté et donne matière à réintégration dans les comptes lors de l’assemblée générale.