DPAE : Les démarches essentielles pour déclarer un salarié à l’URSSAF

DPAE : Procédure complète pour déclarer un salarié auprès de l'URSSAF

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur a l’obligation de respecter un certain nombre de démarches administratives essentielles pour garantir la régularité du recrutement. Parmi ces formalités, la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) occupe une place centrale.

Cette procédure, qui a remplacé la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) en 2011, est primordiale pour s’assurer que l’employé bénéficie des droits sociaux auxquels il a droit, tout en garantissant que l’employeur respecte ses obligations en matière de Sécurité sociale, d’assurance chômage, et de santé au travail.

En effet, la DPAE permet d’immatriculer à la fois l’employeur et le salarié auprès des différents régimes sociaux. Son non-respect peut entraîner des sanctions administratives et juridiques pour l’employeur.

Mais comment remplir correctement cette déclaration ? Quels sont les délais à respecter ? Et que faire en cas d’erreur ou d’annulation d’une embauche ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour remplir cette formalité en toute conformité.

Sommaire :

1. DPAE : Définition, utilité et formalités obligatoires
2. Quels sont les cas où la DPAE n'est pas nécessaire ?
3. Quelles informations doit contenir la DPAE ?
4. Dans quel délai devez-vous faire la déclaration préalable à l'embauche ?
5. Comment remplir le formulaire et transmettre la DPAE à l'Urssaf ?
6. Est-il obligatoire pour l'employeur d'informer le salarié de la réalisation de la DPAE ?
7. Est-il possible de modifier une DPAE transmise ? Comment annuler une DPAE sur le site ?
8. Que risque l'employeur s'il ne remplit pas la DPAE à l'occasion de l'embauche d'un nouveau salarié ?
9. Quels sont les avantages de la DPAE pour l'employeur et le salarié ?

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1. DPAE : définition, utilité et formalités obligatoires

La DPAE remplace depuis 2011 la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Elle permet à l’employeur de déclarer chaque salarié nouvellement embauché au régime général de la Sécurité sociale, de garantir son immatriculation à la caisse primaire d'assurance-maladie, et d’effectuer l’affiliation à l’assurance-chômage. Cette procédure inclut aussi l’adhésion de l’employeur au service de santé au travail et la demande de visite d’information et de prévention pour le salarié, lorsque nécessaire.

Les objectifs de la DPAE :

• Immatriculer le salarié à la Sécurité sociale.
• L'affilier à l'assurance chômage et au service de santé au travail.
• Garantir une prise en charge par la Sécurité sociale en cas d'accident du travail, maladie professionnelle ou autres risques liés au travail.

2. Quels sont les cas où la DPAE n'est pas nécessaire ?

La DPAE est obligatoire pour toute embauche d'un salarié sous contrat de travail, que ce soit pour un CDD ou un CDI. Cependant, certains travailleurs échappent à cette formalité :

• Les stagiaires : Ils ne sont pas considérés comme des salariés et ne nécessitent donc pas de DPAE. Toutefois, une convention de stage doit être rédigée.
• Les travailleurs indépendants : Ils ne relèvent pas du régime général de la Sécurité sociale, et la DPAE ne s’applique pas à eux.
• Les volontaires en service civique : N’étant pas sous contrat de travail, ces volontaires sont exonérés de DPAE.
• Les bénévoles : Puisqu’ils n’ont pas de contrat de travail, la DPAE ne les concerne pas non plus.

3. Quelles informations doit contenir la DPAE ?

La DPAE doit obligatoirement comporter certaines informations essentielles concernant l’employeur et le salarié. Ces données incluent :

• Dénomination de l'employeur, son code APE, son adresse, et ses numéros d’identification.
• Informations sur le salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro de Sécurité sociale, etc.
• Détails sur le contrat de travail : date et heure de l’embauche, nature du contrat (CDD ou CDI), durée du contrat, et période d’essai le cas échéant.

4. Dans quel délai devez-vous faire la déclaration préalable à l'embauche ?

L’employeur doit remplir et transmettre la DPAE avant l'embauche du salarié, dans un délai de 8 jours au maximum avant la date de début de la prise de fonction. Il est impératif que cette déclaration soit effectuée à temps, sous peine de sanctions.

5. Comment remplir le formulaire et transmettre la DPAE à l'Urssaf ? Doit-on obligatoirement utiliser le site net-entreprise ?

La DPAE doit généralement être remplie en ligne via le site Net-Entreprise. Ce site permet de remplir un formulaire de manière électronique et de le transmettre à l’Urssaf de manière sécurisée. Après la soumission, un accusé de réception est délivré immédiatement, confirmant que la DPAE a bien été enregistrée.

En revanche, si l’employeur ne peut pas utiliser le service en ligne, il peut soumettre la DPAE via un formulaire papier (Cerfa n°14738*01), à envoyer par courrier recommandé ou télécopie. Il est cependant fortement recommandé d’utiliser la voie électronique pour garantir une rapidité de traitement et éviter les erreurs.

6. Est-il obligatoire pour l'employeur d'informer le salarié de la réalisation de la DPAE ?

Oui, l’employeur est tenu d'informer le salarié que la DPAE a bien été réalisée. Cette information peut être communiquée directement lors de la remise du contrat de travail ou en fournissant une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception de la déclaration. Cela garantit que le salarié est bien affilié aux régimes sociaux et que ses droits sont protégés.

7. Est-il possible de modifier une DPAE transmise ? Comment annuler une DPAE sur le site ?

Il est possible de modifier une DPAE en cas d’erreur dans les informations fournies, notamment celles liées au salarié ou au contrat de travail. Si l’embauche n’a finalement pas lieu, l'employeur peut informer l'Urssaf de l'annulation de la DPAE. Toutefois, l’annulation directe de la DPAE sur le site n'est pas possible, et l’employeur devra procéder à la suppression des données du salarié dans son système de gestion de paie.

8. Que risque l'employeur s'il ne remplit pas la DPAE à l'occasion de l'embauche d'un nouveau salarié ?

Le manquement à l’obligation de remplir la DPAE peut entraîner des sanctions financières et des amendes. L’employeur peut être soumis à une amende de 1 266 euros pour chaque infraction. En cas de contrôle, l'absence de DPAE peut être considérée comme du travail dissimulé, ce qui expose l'employeur à des sanctions plus lourdes, pouvant inclure des amendes et des peines de prison.

9. Quels sont les avantages de la DPAE pour l'employeur et le salarié ?

Pour l'employeur, la DPAE simplifie les formalités administratives, garantit la conformité juridique de l’embauche, et permet de bénéficier de certains avantages fiscaux et sociaux, comme les exonérations de charges sociales pour certains types de contrat. En cas de contrôle, la DPAE sert de preuve que l'employeur a bien respecté ses obligations légales.

Pour le salarié, la DPAE permet d’être immédiatement couvert par la Sécurité sociale, de bénéficier d’une affiliation à l’assurance chômage, et d’être protégé en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Elle garantit également la reconnaissance de son ancienneté et de ses droits sociaux.

La DPAE est donc une formalité incontournable pour l'employeur et le salarié. Elle assure une protection sociale dès l'embauche et permet de garantir le respect des normes en matière de travail. Pour l’employeur, son respect est essentiel pour éviter toute sanction et pour assurer une embauche conforme à la législation en vigueur.

Conclusion

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est un acte administratif incontournable lors de toute nouvelle embauche. En permettant de régulariser la situation du salarié vis-à-vis des organismes sociaux, elle contribue à garantir que celui-ci bénéficie d'une protection sociale complète dès sa prise de fonction.

Pour l’employeur, cette démarche permet non seulement d'éviter de lourdes sanctions en cas de contrôle, mais aussi de simplifier la gestion de son personnel en centralisant plusieurs formalités administratives.

Il est donc essentiel de respecter les délais et de transmettre la DPAE correctement via le site Net-Entreprise, sauf exception. En cas de difficulté ou d’erreur dans la déclaration, des solutions existent pour rectifier la situation, à condition de les entreprendre dans les plus brefs délais.

En résumé, la DPAE est une formalité administrative qui, bien remplie, protège à la fois l'employeur et le salarié, en assurant la conformité légale et en garantissant la couverture sociale du salarié dès son entrée dans l'entreprise.

FAQ  :

1. Qu’est-ce que la DPAE et pourquoi est-elle importante ?
   La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) est une procédure obligatoire permettant à l’employeur de déclarer un nouveau salarié auprès de l’Urssaf avant le début de son contrat de travail. Cette déclaration permet de garantir que le salarié bénéficie d'une protection sociale dès son embauche, en l'affiliant aux régimes sociaux, tels que la Sécurité sociale, l’assurance chômage, et les risques professionnels (accidents de travail, maladies professionnelles). La DPAE est aussi un outil essentiel dans la lutte contre le travail dissimulé et permet à l’employeur de respecter ses obligations légales en matière de déclarations sociales.
2. Quelles informations doivent être fournies lors de la DPAE ?
   La DPAE nécessite plusieurs informations sur l'employeur et le salarié, incluant :
   • Employeur : nom, adresse, numéro d’identification (SIRET), code APE (activité principale exercée) et, si applicable, le service de santé au travail auquel l’employeur est affilié.
   • Salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, ainsi que son numéro de sécurité sociale (ou à défaut, une déclaration de non-affiliation si le salarié n'a pas encore de numéro). Il est également nécessaire de préciser la date et l'heure de l'embauche, ainsi que les détails du contrat de travail, comme la nature (CDD ou CDI), la durée du contrat, et la période d'essai.
3. Quand devez-vous effectuer la DPAE ?
   La DPAE doit être effectuée avant que le salarié commence à travailler. L'employeur doit transmettre la DPAE à l’Urssaf au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche prévue. Cela signifie qu'il est impératif de planifier la déclaration à l'avance pour respecter les délais. En cas de non-respect du délai, l’employeur peut être soumis à des sanctions financières. Si l'embauche est imminente, il est possible de transmettre la DPAE jusqu’à le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.
4. Est-il possible de modifier une DPAE déjà envoyée ?
   Il est possible de corriger ou de modifier une DPAE si des erreurs ont été commises lors de sa transmission. Certaines informations, telles que les données relatives au contrat de travail (comme la nature du contrat, les dates, ou les heures), peuvent être modifiées directement en ligne. Cependant, pour d’autres erreurs (par exemple, une erreur dans les informations du salarié ou dans les numéros de Sécurité sociale), une nouvelle DPAE devra être envoyée, ce qui annulera la première déclaration. Il est crucial de corriger rapidement les erreurs pour éviter toute confusion administrative ou impact sur les droits du salarié.
5. Que risque un employeur s'il oublie de faire la DPAE ?
   Si un employeur omet de remplir la DPAE ou de la transmettre dans les délais, il s’expose à plusieurs risques :
   • Sanctions administratives : L’employeur peut se voir appliquer une amende de 1 266 euros (calculée selon le taux horaire du minimum garanti, multiplié par 300).
   • Travail dissimulé : L'absence de DPAE peut être considérée comme une infraction de travail dissimulé, ce qui expose l’employeur à des sanctions encore plus graves, telles que des amendes supplémentaires, des redressements des cotisations sociales, et potentiellement des peines de prison.
   • Litiges avec le salarié : L'oubli de la DPAE pourrait entraîner des litiges avec le salarié, notamment en ce qui concerne la reconnaissance de ses droits sociaux (accidents de travail, retraite, etc.) et rendre difficile la gestion des contributions sociales.

En résumé, l’omission de la DPAE expose l’employeur à des risques juridiques importants, notamment des sanctions financières et des complications administratives, d’où l'importance de respecter cette formalité de manière rigoureuse.