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Recruter un salarié en France ne s’improvise pas. Loin d’être un simple acte de gestion des ressources humaines, l’embauche constitue un acte juridique majeur qui engage durablement la responsabilité de l’employeur. Que l’on soit artisan, dirigeant d’une TPE ou DRH d’une entreprise structurée, chaque embauche déclenche une cascade d’obligations formelles, réglementaires, contractuelles et déclaratives.
Ce processus encadré par le Code du travail exige de maîtriser aussi bien les étapes pratiques (rédaction d’une offre, déroulement de l’entretien, contractualisation de la relation de travail) que les formalités administratives (DPAE, registre du personnel, visite médicale...). La méconnaissance ou l’oubli d’une seule de ces obligations peut conduire à de sévères sanctions civiles, administratives voire pénales.
Il s’agit également de composer avec une législation en constante évolution : transposition des directives européennes, réforme des modalités d’information du salarié, modernisation des démarches pour les travailleurs étrangers ou encore adaptation des obligations liées au handicap. L’employeur doit ainsi conjuguer sécurité juridique, efficacité organisationnelle et conformité sociale.
Ce guide exhaustif publié sur defendstesdroits.fr vous accompagne pas à pas dans toutes les étapes nécessaires pour embaucher un salarié en toute légalité, que ce soit un collaborateur français, étranger ou en situation de handicap. Vous y trouverez des repères clairs, des références juridiques précises, et une méthode applicable à tous les types d’employeurs, du secteur privé.
Avant toute embauche, l’entreprise doit évaluer ses besoins internes et déterminer les compétences requises. Ce travail préparatoire permet d’élaborer un profil de poste précis, en tenant compte du contrat envisagé (CDI, CDD, alternance, etc.) et du périmètre des missions.
L’article L5331-4 du Code du travail impose que l’offre soit rédigée en français. Elle doit présenter :
L’employeur doit proscrire toute mention discriminatoire (âge, sexe, origine, orientation sexuelle, etc.), conformément à l’article L1132-1 du Code du travail.
La publication peut s’effectuer via différents canaux : Pôle emploi, réseaux professionnels, site de l’entreprise, cabinet de recrutement… Une large diffusion garantit l’égalité d’accès à l’emploi.
L’entretien d’embauche, régi par l’article L1221-6 du Code du travail, doit respecter le principe de loyauté. Il est interdit de poser des questions relatives à la vie privée du candidat. Il est essentiel de préparer une grille d’évaluation neutre et cohérente.
Lorsque le candidat est retenu, l’employeur peut émettre une promesse d’embauche, dont la portée diffère selon qu’il s’agit :
Depuis l’arrêt de la Cour de cassation du 21 septembre 2017 (n° 16-20.103), seule la seconde engage valablement les parties.
Pour un CDD, le contrat écrit est impératif (article L1242-12). Pour un CDI, la loi ne l’impose pas, mais la rédaction écrite est vivement conseillée.
Les clauses obligatoires incluent :
Le contrat doit être signé en deux exemplaires, remis à chaque partie.
L’article L1221-5-1 impose la remise d’un document d’information reprenant les éléments essentiels du contrat dans un délai d’un mois. Sont notamment visés :
Facultative, la période d’essai permet à l’employeur et au salarié de tester leur collaboration. Elle doit être expressément prévue par écrit. Sa durée dépend de la nature du contrat :
Avant toute prise de poste, l’employeur doit transmettre une déclaration préalable à l’embauche à l’Urssaf, au plus tôt 8 jours avant l’embauche. Cette formalité permet notamment :
Le défaut de DPAE constitue un délit de travail dissimulé puni par l’article L8221-5 du Code du travail.
Dans les 3 mois suivant la prise de poste, le salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention (article R4624-10). Pour les postes à risque, un examen médical d’aptitude s’impose dès l’embauche.
Le registre unique du personnel doit mentionner toute embauche, dans l’ordre chronologique (article L1221-13). Ce document doit être présenté à l’inspection du travail sur demande. L’omission d’inscription peut entraîner une amende de 750 € par salarié (article R1227-7).
Avant l’embauche, l’employeur doit s’assurer que le salarié étranger est titulaire d’un titre de séjour autorisant le travail. En l’absence de ce document, l’employeur encourt des sanctions pénales (article L8251-1).
Depuis l’arrêté du 3 janvier 2025, la liste des pièces à fournir a été actualisée pour toute demande d’autorisation de travail.
Si le salarié ne réside pas encore en France, l’employeur doit :
L’OETH s’applique aux entreprises d’au moins 20 salariés (article L5212-2). Le taux d’emploi est fixé à 6 % de l’effectif total.
L’entreprise peut :
Une déclaration annuelle obligatoire est à effectuer via la DSN.
Recruter un salarié est bien plus qu’un acte de gestion humaine : c’est une opération juridique complète qui mobilise une pluralité de règles de droit, de formalités et de réflexes à maîtriser. Si chaque étape — du recrutement à l’intégration, en passant par la contractualisation et les déclarations obligatoires — doit être abordée avec rigueur, c’est parce qu’elle constitue un point de départ déterminant dans la relation de travail.
Oublier une DPAE, mal rédiger une clause contractuelle, négliger la vérification d’un titre de séjour ou ignorer l’OETH peut exposer l’employeur à des litiges prud’homaux, des redressements URSSAF ou même des poursuites pénales. À l’inverse, respecter scrupuleusement le droit du travail à chaque étape permet de sécuriser la relation, de valoriser la marque employeur, et de favoriser une dynamique sociale saine au sein de l’entreprise.
En vous appuyant sur les recommandations juridiques fournies par defendstesdroits.fr, vous disposez désormais d’un cadre clair, fiable et opérationnel pour procéder à vos embauches en toute conformité. Il ne s’agit pas seulement de cocher des cases administratives, mais de bâtir les fondations solides d’un rapport de travail équilibré, sécurisé et pérenne.
Avant de pouvoir faire travailler un salarié, l’employeur doit respecter un certain nombre de formalités obligatoires, sans lesquelles l’embauche est juridiquement irrégulière :
Omettre une seule de ces formalités peut exposer l’employeur à des sanctions administratives, civiles ou pénales, selon la gravité de l’omission.
Oui, et les règles sont souvent méconnues. L’entretien d’embauche est un acte juridique préparatoire à la conclusion d’un contrat, et doit respecter les principes suivants :
💡 Exemple interdit : demander à une femme si elle compte avoir un enfant constitue une discrimination potentielle. Si cette question influence le refus d’embauche, l’entreprise peut être condamnée aux prud’hommes et sanctionnée par la CNIL.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité incontournable. L’article L8221-5 du Code du travail qualifie son omission de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Les conséquences sont très lourdes :
💡 Précision : même si l’employeur a rédigé un contrat de travail, cela ne dispense pas de la DPAE. Le manquement reste caractérisé.
Embaucher un salarié étranger implique des vérifications rigoureuses et, le cas échéant, des démarches spécifiques :
💡 À savoir : un simple stage ou contrat à durée courte peut parfois nécessiter une autorisation. Un oubli ou une vérification insuffisante peut entraîner une interdiction d’embauche et des peines pénales sévères.
entreprise est-elle obligée d’embaucher des travailleurs handicapés ?Oui, mais sous certaines conditions. Toute entreprise d’au moins 20 salariés est soumise à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH), conformément à l’article L5212-2 du Code du travail.
💡 Cas concret : une entreprise de 25 salariés n’ayant embauché aucun salarié handicapé devra verser une contribution qui peut dépasser 4 000 € par poste non pourvu.
