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La gestion des effectifs au sein d’une entreprise ne se limite pas à la simple embauche des salariés. Le droit du travail impose à tout employeur une obligation de transparence et de traçabilité des embauches par la tenue d’un document spécifique : le registre unique du personnel (RUP). Mis en place par l’article L1221-13 du Code du travail, ce registre constitue un véritable outil de contrôle permettant à l’administration de s’assurer du respect des règles liées à l’emploi.
Il ne s’agit pas d’une simple formalité administrative : le RUP a une portée juridique et pratique importante. Il recense l’ensemble des salariés, stagiaires, intérimaires, apprentis et autres travailleurs présents dans l’entreprise, quels que soient leur statut ou la nature de leur contrat. Il doit être constamment tenu à jour et être disponible à tout moment pour les agents de l’inspection du travail ou encore pour l’Urssaf, en cas de contrôle.
L’objectif de ce registre est double : d’une part, assurer une transparence totale dans la gestion des effectifs de l’entreprise, et d’autre part, protéger les droits des salariés en garantissant la preuve de leur embauche. Son absence ou sa mauvaise tenue peut entraîner des sanctions financières et pénales, particulièrement dissuasives pour l’employeur.
À travers cet article, nous revenons sur l’ensemble des règles applicables au registre unique du personnel : son caractère obligatoire, les mentions légales à y faire figurer, les modalités de tenue (papier ou numérique), mais également les sanctions encourues en cas de non-conformité.
Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire pour tous les employeurs dès l’embauche du premier salarié (article L1221-13 du Code du travail). Il a pour objectif de recenser l’ensemble des effectifs de l’entreprise et de garantir une traçabilité des embauches.
Cette obligation s’applique quelle que soit la taille de la société, qu’il s’agisse d’une TPE, d’une PME ou d’un grand groupe.
Toutefois, la loi prévoit des exceptions. Sont dispensés de la tenue du RUP :
En revanche, toutes les autres entreprises doivent établir ce registre, qui devient un outil de contrôle indispensable pour l’inspection du travail et l’Urssaf.
Le registre unique doit être tenu au niveau de chaque établissement de l’entreprise. Ainsi, lorsqu’une société dispose de plusieurs établissements, chacun d’eux doit disposer de son propre registre (Cass. crim., 31 janvier 2012, n°11-85226).
L’article D1221-23 du Code du travail impose la présence d’informations précises pour chaque salarié embauché :
Le registre doit également préciser des mentions spécifiques pour certains travailleurs :
L’absence de l’une de ces mentions peut entraîner la contestation de la régularité du registre.
Le RUP doit être rempli dès l’embauche d’un salarié et complété au fur et à mesure des événements qui affectent la relation de travail (promotion, mutation, départ, etc.).
La loi n’impose aucun formalisme particulier : il peut être tenu sur support papier ou support dématérialisé. Toutefois, en cas de support informatique, l’employeur doit respecter deux conditions :
Le traitement informatique du RUP est dispensé de déclaration auprès de la CNIL dès lors qu’il respecte les exigences légales et qu’il sert uniquement à des fins de statistiques internes (délibération CNIL n°2004-097 du 9 décembre 2004).
Conformément à l’article R1221-26 du Code du travail, le registre doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise, quelle que soit la forme choisie (papier ou numérique).
Le RUP est un document de contrôle. Il doit être présenté à l’inspection du travail et aux agents de l’Urssaf lors de leurs contrôles.
En cas d’absence de registre, ou si celui-ci est incomplet ou erroné, l’employeur s’expose à une sanction pénale : une amende de 750 € maximum par salarié concerné.
Le défaut de présentation du registre aux autorités de contrôle peut constituer un délit d’entrave au sens de l’article L8113-6 du Code du travail. Cette infraction expose l’employeur à des poursuites pénales et à une aggravation des sanctions.
Le registre n’est pas un document public, mais il doit être tenu à la disposition de certaines autorités et instances :
Le fait de refuser l’accès au registre ou d’empêcher son contrôle peut être assimilé à une entrave, susceptible d’engager la responsabilité pénale de l’employeur.
En plus du registre unique du personnel, l’employeur doit parfois mettre en place d’autres documents obligatoires pour assurer la conformité de son entreprise, notamment :
Ces obligations visent à garantir la sécurité, la transparence et la protection des droits des salariés dans le cadre de la relation de travail.
Le registre unique du personnel occupe une place centrale dans les obligations de l’employeur. En assurant une traçabilité de chaque embauche, il constitue un gage de transparence pour l’entreprise et un outil indispensable pour les administrations chargées du contrôle de l’emploi.
Loin d’être une simple contrainte, ce registre participe à la protection des droits des salariés et à la lutte contre le travail dissimulé. Sa bonne tenue renforce la sécurité juridique de l’entreprise et démontre le sérieux de sa gestion sociale.
Ignorer ou négliger cette obligation expose l’employeur à des risques importants : amendes, poursuites pénales, voire reconnaissance d’un délit d’entrave en cas de refus de communication à l’inspection du travail. À l’inverse, un registre correctement rempli et régulièrement mis à jour permet d’éviter ces écueils et de répondre sereinement aux contrôles.
Ainsi, le RUP doit être intégré dans la gestion courante des ressources humaines, au même titre que les contrats de travail ou la déclaration préalable à l’embauche. Il constitue l’un des instruments essentiels de conformité sociale dans toute entreprise, quels que soient sa taille ou son secteur d’activité.
1. Le registre unique du personnel est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Oui, le registre unique du personnel (RUP) est obligatoire pour tous les employeurs dès l’embauche du premier salarié (article L1221-13 du Code du travail). Peu importe la taille ou le secteur d’activité, la tenue de ce registre est une exigence légale.
2. Quelles informations doivent obligatoirement figurer dans le registre du personnel ?
Les mentions sont précises et listées par l’article D1221-23 du Code du travail :
Certaines catégories de travailleurs nécessitent des mentions complémentaires :
3. Le registre unique du personnel peut-il être tenu en format numérique ?
Oui, il peut être conservé sur support papier ou électronique. Dans le cas d’un registre dématérialisé, certaines conditions doivent être respectées :
À noter : la CNIL a précisé que le traitement informatisé du RUP est dispensé de déclaration lorsqu’il est limité aux exigences légales (délibération n°2004-097 du 9 décembre 2004).
4. Combien de temps faut-il conserver le registre unique du personnel ?
L’article R1221-26 du Code du travail impose une durée de conservation de 5 ans après le départ du salarié. Cette obligation s’applique quel que soit le support.
5. Quelles sanctions en cas de défaut ou d’erreurs dans le registre du personnel ?
L’employeur qui ne tient pas son registre ou le remplit de manière inexacte s’expose à des contraventions de 4ᵉ classe, soit jusqu’à 750 euros par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail).
En cas de refus de présentation aux autorités compétentes (inspection du travail, Urssaf), l’infraction peut être qualifiée de délit d’entrave (article L8113-6 du Code du travail), ce qui entraîne des poursuites pénales.
