Bordereau de communication de pièces : mode d’emploi pratique

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Le bordereau de communication de pièces est la clef de voûte du contradictoire : il atteste ce qui est transmis, à qui, et à quelle date. Mal rédigé, il expose le dossier à des incidents de procédure, à des rejets RPVA, et complique la lecture du juge comme le contrôle du greffe.

Cet article propose un mode d’emploi concret : quand établir le bordereau, quels éléments y faire figurer pour qu’il soit opposable, comment l’ordonner et le numéroter sans fragiliser vos renvois, et sous quel format PDF le déposer via le RPVA.

Objectif : un document clair, stable et conforme au calendrier de mise en état, prêt pour l’audience et l’archivage.

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Définition et finalité

Le bordereau de communication de pièces est l’inventaire officiel des documents transmis à la partie adverse et au juge, dans un ordre arrêté et stable. Il poursuit trois finalités procédurales :

1. Recevabilité : il rattache chaque pièce à une communication datée, opposable.
2. Traçabilité : il établit qui a reçu quoi et quand, au soutien du contradictoire.
3. Lisibilité : il offre au magistrat/greffe une vue synthétique, homogène et exploitable.
   Il doit permettre l’identification immédiate du dossier (juridiction, RG, parties, avocat rédacteur) et annoncer une liste numérotée qui ne variera plus après verrouillage.

Quand l’utiliser

À toute communication initiale. À chaque ré-communication en cas d’ajout, de modification ou de remplacement d’une pièce (y compris annexes). Avant audience, lorsqu’un calendrier de mise en état ou des usages de juridiction l’imposent. En pratique, toute évolution substantielle du corpus documentaire doit être répercutée dans un bordereau mis à jour et clairement daté.

Contenu opposable minimum

• En-tête complet : juridiction, chambre/ville si utile, RG, parties, identité de l’avocat (barreau, toque, cabinet).
• Titre explicite : “Bordereau de communication de pièces” + date d’envoi.
• Liste numérotée figée : intitulés courts, neutres, datés quand la date éclaire la lecture, ordre cohérent et stabilisé.
• Canal : mention du mode de transmission, le plus souvent RPVA.
• Identité de version : la version archivée doit être strictement identique à celle transmise, pour assurer l’opposabilité.

Méthode de travail

1. Collecte : réunir tous formats (PDF, scans, photos) en conservant les originaux.
2. Nettoyage : redresser, recadrer, vérifier lisibilité et contraste, uniformiser le sens de lecture.
3. Ordonnancement : choisir une logique chronologique ou probatoire et la verrouiller.
4. Numérotation : n’attribuer la séquence qu’après verrouillage de l’ordre.
5. Titrage : modèle constant “Nature – Partie émettrice – Date”, sans appréciation.
6. Sommaire miroir : reproduire exactement la séquence et la pagination.
7. Preuve : conserver accusé RPVA et horodatage avec le PDF exact communiqué.

Format attendu côté RPVA

Un PDF unique, léger, techniquement propre : métadonnées remplies (Title : dossier + qualification, Author : cabinet), pages droites, non inversées, sans filigrane envahissant. Si un tampon est apposé pièce par pièce, il doit être lisible, constant dans son emplacement et son échelle. Un rendu vectoriel (SVG) est recommandé pour éviter les déformations sur noms longs et garder une courbe régulière.

Erreurs à éviter

• Renumérotation post-envoi : elle casse les renvois dans les écritures et brouille l’opposabilité.
• Intitulés argumentatifs ou ambigus : le bordereau n’est pas un mémoire.
• Sommaire théorique : il doit refléter l’ordre réel du PDF.
• Tampon défaillant : illisible, tronqué, placement aléatoire.
• Preuve d’envoi mal rattachée : l’accusé doit viser la bonne version du PDF.

Modèle concis

En-tête : Juridiction – Chambre – Ville | RG n° XXXX/XX | Parties | Avocat
Titre : Bordereau de communication de pièces – [Date] – RPVA
Pièce n° 1 — Contrat de prestation signé — 12/03/2022
Pièce n° 2 — Facture n° F-2022-014 — 31/03/2022
Pièce n° 3 — Courriel de relance — 15/04/2022
Fin : Tampon conforme – Signature

Pour aller vite sans fragiliser la procédure

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